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Die Arbeit mit Dokumenten in Papierform ist gängig und vertraut. Aber wie werden Sie Herr über Ihre zunehmende Daten- und Dokumentenflut und erfüllen dabei noch gesetzliche Vorlagen? Wir haben die passende Antwort für Sie: ein digitales Dokumentenmanagementsystem.
In diesem Artikel werden Sie herausfinden, was hinter einem digitalen Dokumentenmanagementsystem steckt und welche Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen schöpfen lassen.

Alltägliche Probleme in Unternehmen ohne digitales Dokumentenmanagementsystem

Rechnungen, Bestellungen, Belege, Verträge, Protokolle – in Unternehmen existieren unzählige Typen von Dokumenten. Vor allem KMUs arbeiten nach wie vor viel mit Papier und Akten.

Dokumente liegen teils in Papier vor, andere wiederum in digitaler Form.

Jede/r Mitarbeiter/in arbeitet an unterschiedlichen Dokumenten – Änderungen können nicht nachvollzogen werden, teilweise gehen wichtige Dokumente verloren und die Erfüllung gesetzlicher Vorlagen in Hinsicht auf die Datenaufbewahrung wird nicht konsequent nachgegangen.

Zudem ist die Verwaltung und Archivierung der Dokumente aufgrund der manuellen Bearbeitung aufwändig und zeitintensiv, da gesuchte Dokumente meist erst nach einer ewigen Suche auffindbar sind.

  • Die IDC erwartet voraussichtlich 3 Trilliarden bedruckte Seiten im Jahr 2022 in Unternehmen. Für die Herstellung eines einziges DIN-A4-Blattes sind zehn Liter Wasser. Für ein Kilogramm Papier wiederum 2,2 Kilogramm Holz.
  • Insgesamt landen fast 70% des Papiers in der Mülltonne.
  • Schätzungsweise werden ein bis drei Prozent des Umsatzes allein für den Druck von Dokumenten ausgegeben.

Der/die deutsche Arbeitnehmer/in druckt im Durchschnitt 26 Seiten pro Tag aus – hochgerechnet sind das ganze 6000 Seiten im Jahr, was bei etwas sechs Cent pro Seite 360 Euro ergibt. Besteht ein Unternehmen nur aus 10 Mitarbeiter/innen, werden 3600 Euro für Papier aufgewendet. Wenn man nun noch die Arbeitszeit für die Suche, das Drucken, Sortieren und Abheften einschließt, wären die Kosten deutlich höher.

Warum ein digitales Dokumentenmanagementsystem?

Die progressive Digitalisierung sorgt für einen rasanten Anstieg der Daten- und Dokumentenflut.
Die herkömmliche Ablage von Dokumenten erfüllt schon längst nicht mehr seinen Zweck und führt zu Ineffizienz und einem Durcheinander. Ein Daten- und Dokumentenchaos kann sich in unserem heutigen Zeitalter kein Unternehmen mehr leisten – egal wie groß es ist. Diesem Problem kann mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem schnell und effizient entgegengewirkt werden.

  • Mitarbeiter/innen verbringen täglich in etwa zwei Stunden damit, Dokumente, Unterlagen und Informationen zu finden.
  • Die Ergebnisse der Bitkom Studie haben gezeigt, dass im Mittelstand immer noch das analoge Büro vorherrscht.

Was ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem und wie wird es in einem Unternehmen eingesetzt?

„Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur Organisation und Koordination der Entwicklung, Verarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Erstellung bis zu ihrer Vernichtung.“, so der Branchenverband Bitkom.

Dabei werden elektronische oder digitalisierte Dokumente mittels einer Datenbank intelligent verwaltet. Dokumente und Daten jeglicher Art sind an einem zentralen Ort abgelegt und gespeichert, sodass diese innerhalb von Sekunden gefunden, bearbeitet und zurückverfolgt werden können. Alle geschäftsrelevanten Informationen lassen sich jederzeit und ortsunabhängig aufrufen, was zu einer Beschleunigung von internen Prozessen führt und ein Fundament für ausgezeichnete Beziehungen zu Kunden/innen und Geschäftspartnern/innen bildet.
Noch genauer gesagt, lassen sich mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem interne Prozesse digital abbilden und automatisieren.

Die Verteilung und Ablage von Dokumenten

Das wohl einfachste Beispiel ist die angemessene und automatisierte Ablage von Dokumenten. Diese einfache Tätigkeit verwandelt sich oft in ein zeitraubendes Prozedere. Jegliche Dokumente – sei es Dokumente in Papierformat, eingehende oder bereits bestehende Mails – können mit Hilfe von Workflows teil- oder vollautomatisiert an der korrekten Stelle revisionssicher abgelegt werden.

  • Ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen, 30 bis 40 % der Arbeitszeit zu sparen, die sonst für die Verwaltung von Dokumenten verschwendet werden würde
  • Unternehmen, die auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem setzen, mussten in der Pandemie keinen Verlust des Umsatzes verzeichnen
  • 70 % der europäischen Entscheider/innen in Unternehmen, die in der IT und im operativen Geschäft tätig sind, erzielten durch digitalisierte Dokumentenprozesse eine bessere Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität während unerwarteten Situationen

Dies sind die Ergebnisse der aktuellen Forrester Consulting Studie im Auftrag von Adobe.

7 Gründe, warum Unternehmer/innen von einem digitalen Dokumentenmanagementsystem profitieren

  1. Zeitersparnis
    • Dadurch, dass im digitalen Dokumentenmanagementsystem alle Dokumente zentral an einem Ort auffindbar sind, bleibt Ihnen das lästige und zeitraubende Durchsuchen von Aktenschränken, physischen oder digitalen Ordnern erspart.
    • Filter- und Sortierungsmöglichkeiten ermöglichen eine schnelle und einfache Auffindbarkeit.
  2. Optimierte Zusammenarbeit und effizientes Arbeiten
    • Zugriffberechtige Mitarbeiter/innen können zeitgleich und vor allem orts- und plattformunabhängig auf die Dokumente im digitalen Dokumentenmanagementsystem zugreifen, diese bearbeiten und teilen.
    • Wer hat zuletzt an einem Dokument gearbeitet und welche Änderungen wurden vorgenommen? Eine Dokumentenhistorie stellt diese Informationen leicht zur Verfügung.
    • Die schnelle Verfügbarkeit und der gewonnene Überblick über alle Dokumente bilden eine optimale Grundlage für Beziehungen zu Kunden/innen, Partner/innen und zwischen Mitarbeiter/innen.
  3. Interdisziplinäres Arbeiten und bessere Kontinuität
    • Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ermöglicht einen 360°-Blick auf einen Vorgang oder Auftrag – ganz unabhängig von der Branche arbeiten größtenteils immer mehrere Abteilungen zusammen.
    • Große Dokumentenmengen bedeuten gleichzeitig mehrere Dokumententypen, Formate und Sprachen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem hilft dabei, einen einheitlichen Standard zu erschaffen und beizubehalten.
  4. 24/7 Verfügbarkeit und mobiler Zugriff
    • „Das kann ich erst erledigen, wenn ich wieder im Büro bin.“ – wie bereits erwähnt können zugriffsberechtige Mitarbeiter/innen jederzeit, ortsunabhängig und mit jedem beliebigen Endgerät auf benötigte Dokumente zugreifen. Ganz egal, ob diese sich im Büro, Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder in Meetings befinden.
  5. Prozessautomatisierung
    • Täglich wiederkehrende Routineaufgaben wie das Erstellen von Rechnungen bieten sich hervorragend an, um automatisiert zu werden. So können Durchlaufzeiten verkürzt werden, das digitale Dokumentenmanagementsystem überwacht Zahlungsziele und -fristen und erinnert an Fälligkeitsdaten. Da die manuelle Rechnungserstellung oftmals zu Fehlern führt, sind automatisierte Prozesse erheblich sicherer.
  6. Kosteneinsparung
    • Transferkosten: Verringerte Such- und Transportkosten führen dazu, dass Dokumente ohne Umweg an den gewünschten Empfänger übermittelt werden können. Kosten für Papier und auch Porto entfallen.
    • Personalkosten: Ein digitales Dokumentenmanagementsystem entlastet die Mitarbeiter/innen, was wiederum zu einer erhöhten Produktivität führt. Sie müssen weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden und können sich auf wertschöpfende Vorgänge konzentrieren.
    • Archivierungskosten: Neben Kosten für Papier, Akten, Druckfarbe oder die Wartung der Kopierer entfallen zudem auch Kosten für die Lagerung.
  7. Mehr Sicherheit und korrekte Einhaltung von Gesetzen/Verordnungen
    • Der Punkt Datensicherheit spielt bei einem digitalen Dokumentenmanagementsystem eine essenzielle Rolle – vor allem, wenn es um äußerst sensible Daten geht. Dank individueller Berechtigungen haben stets nur autorisierte Mitarbeiter/innen Zugang zu Daten und Dokumenten.
    • Unternehmer/innen können jederzeit die Dokumentenhistorie einsehen und erhalten somit immer einen Überblick über die Bearbeitung der einzelnen Dokumente.
    • Dokumente im Papierformat haben einen großen Schwachpunkt: Sie beanspruchen viel Platz und zeichnen sich durch einen materiellen Verfallsprozess aus. Im Gegensatz dazu punktet ein digitales Dokumentenmanagementsystem mit einem Daten-Backup.
    • Um gesetzliche Verordnungen wie GoBD oder DSGVO einzuhalten, sind eine revisionssichere Archivierung und ein ordnungsgemäßer Umgang mit personenbezogenen Daten unumgänglich. Ohne technologischen Support ist diese Aufgabe für kleine als auch große Unternehmen kaum noch realisierbar. Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem als intelligentes Archivierungs- und Backupkonzept können Unternehmer/innen ihren gesetzlichen Pflichten leicht nachkommen.

In diesem Artikel wird noch einmal kurz erklärt, was ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist und welche Vorteile sich für Unternehmer/innen daraus schöpfen lassen.

Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem in Richtung Digitalisierung

Zusammengefasst: Ein digitales Dokumentenmanagementsystem ist so viel mehr als nur ein digitaler Ort zum Ablegen von Dokumenten. Es führt zu mehr Effizienz und Zeit, weniger Kosten und zu einer größeren Rechtssicherheit. Mitarbeiter/innen können ihre gesamte Aufmerksamkeit auf das wesentliche Kerngeschäft richten – anstatt kostbare Zeit in die Suche nach Dokumenten zu investieren.

  • Die in der am Anfang erwähnten Bitkom Studie befragten Mittelständler/innen, die bereits mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem arbeiten, berichteten durchweg von einem Mehrwert, welchen ihnen ein digitales Dokumentenmanagementsystem bietet.

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems ist ein kluger und wertvoller Schritt in Richtung Digitalisierung: Einerseits macht man sich mit dem „digital workplace“ vertraut und andererseits schafft man ein Fundament für eine weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Da sich jedes Unternehmen durch Individualität auszeichnet, sind wir von impltech der Meinung, dass bei der Wahl eines digitalen Dokumentenmanagementsystems auch auf eine individuelle Lösung zurückgegriffen werden sollte, welche sich nach den jeweiligen Zielen und Möglichkeiten des Unternehmens richtet.

Wir hoffe, dass Ihnen nach dem Lesen des Artikels bewusst geworden ist, was hinter einem digitalen Dokumentenmanagementsystem steckt und vor allem, welche großartigen Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter/innen schöpfen lassen.
Sollten Sie dennoch offene Fragen haben oder es in Erwägung ziehen, eine passende digitale Dokumentenmanagementsystem-Lösung zu finden, beraten wir sie gerne ausführlich in einem persönlichen Gespräch.

Besuchen Sie uns auf impltech für weitere Informationen.

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Ralf Wenzel

Sales Manager

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