Einführung der HR-Digitalisierung in KMUs

Fortwährende Digitalisierung im HR: Ursachen und Auswirkungen

Digitale Technologien gewinnen im ständigen Kampf um die besten Talente immer mehr an Bedeutung. Sowohl die Belegschaft als auch der Arbeitsplatz unterliegen drastischen Veränderungen. Technologien, besser gesagt die Digitalisierung im HR eliminiert herkömmliche Arbeitsweisen und schaffen dabei zunehmend neue, alternative Arbeitsformen.

Während digitale Technologien für diesen Wandel von grundlegender Bedeutung sind, verändern sie auch die Arbeitsweise der Personalabteilungen tiefgreifend. Automatisierung und Algorithmen der prädiktiven künstlichen Intelligenz helfen den Personalabteilungen bei der Bewertung und Verarbeitung riesiger Datenmengen und automatisieren die alltäglichen Aufgaben. So wird der nächste Schritt der Digitalisierung im HR-Bereich erreicht: Eine Zusammenarbeit zwischen Mensch und Software, in der beide die Schwächen des jeweils anderen ausgleichen.

Veränderungen sind im modernen Geschäftsklima unvermeidbar. Unternehmen müssen agil bleiben und bereit sein, sich jederzeit anzupassen, um im aktuellen Umfeld bestehen zu können. Dazu gehört auch der Einsatz neuer Technologien – insbesondere der disruptiven „exponentiellen“ Technologien mit skalierbaren Auswirkungen – um die immer größeren Datenmengen zu nutzen. Die gewonnenen Erkenntnisse strukturieren die Arbeitsabläufe ganzer Unternehmen neu. Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist oft eine der einschneidendsten Veränderungen.

Die globale Pandemie sorgte in jüngster Zeit für eine Beschleunigung des Wandels und führte zu einer noch nie dagewesenen Verlagerung des Ortes und einer Veränderung der Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird.

An der Spitze all dieser Veränderungen stehen jedoch die Menschen, die Technologie entwickeln, die Menschen, die mit der Implementierung beauftragt sind und die Menschen, die am Ende direkt oder indirekt beeinflusst werden. Der menschliche Kontakt von Angesicht zu Angesicht nimmt ab. Personalabteilungen stehen vor neuen Herausforderungen beim Aufbau von Engagement mit Remote-Mitarbeitern, von Vertrauen, Loyalität und dem Ruf der Marke.

Die technologischen Tools, die die Digitalisierung im HR-Bereich ermöglichen, werden immer komplexer. Häufig ist externe Unterstützung erforderlich, um die richtigen Tools für die besonderen Umstände Ihres Unternehmens auszuwählen und zu konfigurieren.

Unser Kunde Wahler Human Resources bietet kleinen und mittleren Unternehmen HR-Beratungsdienstleistungen an und hilft ihnen, die oben genannten Veränderungen mit den besten Instrumenten zu erreichen. Unter Berücksichtigung der besonderen Umstände des Unternehmens und seiner Ziele. Der klassische Weg der Beratung ist kosten- und zeitintensiv, erfordert viele Arbeitsstunden von Fachleuten mit hohen Stundensätzen und eine kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Kunden. In der Regel für kleine und mittlere Unternehmen nicht bezahlbar. Wahler suchte nach einer Möglichkeit, Beratungsdienste für Kunden anzubieten, die nicht bereit oder in der Lage sind, solche Summen zu bezahlen.

Mit dem Ziel, die Zielgruppe zu erweitern und die Digitalisierung von HR-Prozessen auch kleineren Unternehmen zugänglich zu machen, wandte sich Wahler an uns, um das Dienstleistungsangebot in ein Softwareprodukt mit der gleichen Kernlogik zu überführen.

Service Digitalisierung: Bestimmung der erforderlichen Geschäftsergebnisse

Führungskräfte sind sich in Sachen Digitalisierung im HR-Bereich einig: Der Ansatz für das Personalmanagement muss neu definiert werden, wobei datenzentrierte Ansätze und KI die Entscheidungsfindung verbessern, um ansprechende Kandidaten- und Mitarbeitererfahrungen zu liefern, die Kompetenzen besser ermitteln
und potenzielle Führungskräfte so früh wie möglich zu identifizieren.

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage, an welcher mehr als 500 Vertreter des Personalwesens auf Executive- und Senior-Manager-Ebene in den Vereinigten Staaten, dem Vereinigten Königreich und Deutschland teilnahmen, zeigt, dass 87 % von ihnen fest davon überzeugt sind, dass digitale Technologien das Personalwesen in bisher nicht gekannter Weise revolutionieren werden. Gleichzeitig halten 75 % der Befragten ihre IT-Systeme und -Infrastruktur für suboptimal und nicht in der Lage, die digitale Transformation im HR-Bereich mit den angestrebten Leistungszielen und Geschäftsergebnissen zu erreichen.

Starke Anzeichen sprechen jedoch auch dafür, dass die Unternehmen beabsichtigen, dieses Manko zu beheben, da viele von ihnen planen, ihre IT-Budgets in den kommenden Jahren zu erhöhen.

Unsere Untersuchungen zeigen Folgendes: Ein drastischer Wandel im Bereich Human Ressources ist für Unternehmen entscheidend, die in den 2020er Jahren erfolgreich sein wollen. Die besten Unternehmen der Welt – diejenigen, die in Bezug auf Innovation, Marktanteil und Gewinnspannen die Konkurrenz hinter sich lassen – betonen, dass die Neuerfindung des Personalwesens eine der wichtigsten Prioritäten für die kommenden Jahre sein wird. Viele HR-Führungskräfte dieser Unternehmen investieren bereits in diese Disruption.

Alle Aspekte des Personalwesens werden durch digitale Technologien transformiert. Die Art und Weise, wie Unternehmen in zehn Jahren ihre Mitarbeiter rekrutieren, bezahlen, engagieren, halten, bewerten, fördern und schulen werden, könnte sich von unseren heutigen Erwartungen stark unterscheiden. Personalabteilungen, die sich die Möglichkeiten der HR-Digitalisierung zunutze machen, werden bei der Suche nach Talenten einen Vorsprung gegenüber ihren Mitbewerbern haben – was sich in einem Wettbewerbsvorteil für das gesamte Unternehmen niederschlagen wird.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Damit ein Unternehmen diese auch nutzen kann, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

• Die Lösung muss den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen und sich an seinen Zielen orientieren.
• Sie sollte über alle erforderlichen Funktionen verfügen, und vorzugsweise nur über diese, um nicht für eine Komplexität zu zahlen, die nicht benötigt wird.
• Die Personalverantwortlichen müssen verstehen, wie die Lösung funktioniert und welche Vorteile sie bringt, idealerweise durch eine intuitive Schnittstelle und automatische Anleitungen.
• Die Kosten der Lösung müssen in einem angemessenen Verhältnis zu ihrem Nutzen stehen.

Das Ergebnis der klassischen HR-Beratung bei Wahler ist eine Liste empfohlener Software-Tools – mit einer Kostenanalyse und technischen Empfehlungen für deren Einsatz.

Für die von uns entwickelte Lösung haben wir diese Prinzipien zum Kern unserer Design-Philosophie gemacht, um eine Plattform zu schaffen, die alle Bedürfnisse eines Kunden abdeckt und das gleiche Ergebnis wie eine traditionelle Personalberatung liefert.

Komplexe Logik in ein einfaches Format bringen

Die Business-Analysten von impltech arbeiteten mit Vertretern von Wahler zusammen, um deren Kundendaten zu analysieren.
Das Auffinden gemeinsamer Muster, Trends und Regelmäßigkeiten ermöglichte es impltech und Wahler, die Hauptunterschiede zu definieren, die bestimmen, welche Funktionen das Unternehmen benötigt und welche Tools dafür am besten geeignet sind.

Wir haben eine fortschrittliche Plattform entwickelt, die es den Kunden ermöglicht, auf einfache und unkomplizierte Weise die Antworten zu geben, die wir benötigen, um ihnen präzise Empfehlungen zu geben.

Unser Designteam erstellte anschließend die Benutzerführung, Wireframes und Designprototypen für die Plattform. Wir iterierten diese mit den Vertretern von Wahler, um die benutzerfreundlichsten und unkompliziertesten Designlösungen zu finden und erstellten einen klickbaren Prototyp der endgültigen Version. Er kann zur Product Discovery, zur Präsentation der Idee, zur Durchführung von Kundenumfragen und zum Testen von Produkttheorien verwendet werden.

Die so entstandene Plattform ermöglicht es Wahler, Kunden zu gewinnen, die nicht das Budget für eine klassische Beratung haben.
Es gibt wenig bis gar keine Beteiligung von Beratern an dem Prozess, so dass Wahler nicht viele Ressourcen pro Kunde investieren muss. Das bedeutet, dass Wahler das Konzept skalieren und so viele Kunden gewinnen kann, wie seine Marketingabteilung bewältigen kann.

Die Kunden füllen einen Fragebogen aus, um herauszufinden, welche Produktangebote auf dem Markt am besten zu ihren Anforderungen und Zielen als Unternehmen passen. Am Ende erhalten sie Produktempfehlungen zusammen mit einer Kostenanalyse und einem technischen Implementierungsleitfaden für jede Option. Ein Preiskalkulator ermöglicht es den Nutzern zu sehen, wie viel ein Produkt mit bestimmten Funktionen kosten würde, um zusätzliche Funktionen zu untersuchen, an denen Kunden interessiert sein könnten.

Der Nutzen für die Kunden kann klar formuliert werden:

• Die Nutzung der Plattform ist im Gegensatz zu einer klassischen Beratung deutlich günstiger.
• Anders als bei der klassischen Beratung sind für die meisten Schritte keine Anrufe oder Treffen mit dem Berater erforderlich. Der Nutzer kann die Plattform zeit- und ortsunabhängig verwenden.
• Der Prozess kann wesentlich schneller abgeschlossen werden – in wenigen Tagen statt in Wochen.
• Die Nutzer gewinnen die Kontrolle und einen guten Überblick, da sie immer genau wissen, an welcher Stelle des Prozesses sie sich befinden

Nach der Beratungsphase war Wahler mit den Ergebnissen zufrieden und entschied sich, die agile Produktentwicklung von impltech zu nutzen, um die Plattform zu erstellen.