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Zusammenfassung

Die Zinshaus GmbH ist eine Immobilien-Investment- und Verwaltungsgesellschaft, die jährlich in dutzende Immobilien investiert und diese verwaltet. Trotz eines erfolgreichen Geschäfts wurde die Verwaltung der immer größer werdenden Datenmengen und das Papierchaos zu einer enormen Belastung. Das Unternehmen suchte nach Möglichkeiten, seine Abläufe zu digitalisieren.

Hier erfahren Sie, wie impltech die Vision von Zinshaus zum Leben erweckt hat. Wir haben es geschafft, das Geschäftsmodell durch eine hohe Skalierbarkeit stark zu automatisieren und die Prozesse effizienter zu gestalten.

Herausforderung

Die Immobilienverwaltung ist von Natur aus datenintensiv. Unternehmen müssen Finanzinformationen, Kontakte, Immobilienfotos, Schecks und Zahlungsbestätigungen, Objekt-, Käufer-, Verkäufer- und Mieterdaten, Bankanwendungen und vieles mehr speichern, verarbeiten und auch nutzen.

Ein großer Teil dieser Daten liegt auf Papier vor oder ist auf physischen Datenträgern gespeichert, die von Mitarbeitern angenommen, gescannt und kopiert werden müssen. Ganz zu schweigen davon, dass diese Daten nur an einem bestimmten Ort zugänglich sind.

Mit zunehmendem Geschäftserfolg und größerem Transaktionsvolumen steigen die Datenmengen überproportional an und deren Handhabung wird zu einer kolossalen Aufgabe, die einen immensen Arbeitsaufwand erfordert.

Administrative Verzögerungen, komplizierte und nicht zeitgerechte Datenzugänglichkeit, zunehmendes Papierchaos und eine allgemeine Ineffizienz belasteten das Zinshaus-Team seit geraumer Zeit. Die Erstellung einzelner Dokumente erfolgte bis dato stets manuell, was eine Menge Zeit in Anspruch nahm und zusätzlich menschliche Fehler zuließ, die zu weiteren Verzögerungen (und somit zu einer Verlangsamung des Arbeitsflusses) führten.

Die immer größer werdenden Datenmengen zwangen das Unternehmen, nach einer alternativen Lösung zu suchen, da die die bisherige Praxis mit Excel-Tabellen und PDFs nicht mehr funktionierte.

Nach einigen Tests mit bestehenden Customer-Relationship-Management-Systemen und Cloud-Lösungen von Google und Microsoft, stellte sich für Zinshaus schnell heraus, dass keines dieser Systeme für die speziellen Anforderungen der Immobilienbranche geeignet war. Diese Erkenntnis veranlasste sie dazu, sich an ein Expertenteam zu wenden.

Zinshaus kam zu uns, um eine konsolidierte Datenspeicherlösung zu schaffen, die Folgendes ermöglicht:

  • Umfassende Bewertung des potenziellen Investments
  • Detaillierte Prüfung und Datenaggregation einer potenziellen Investition
  • Transaktionsunterstützung – Beschaffung, Speicherung und Formatierung aller Dokumente
  • Objektverwaltung – Ordnung und schnelle Verfügbarkeit aller Daten und digitale Abbildung von Prozessen
  • Finanzierung – alle notwenigen Dokumente erstellen, die eine Bank zur Genehmigung einer Finanzierung benötigt
  • Messen von KPIs der einzelnen Objekte und des Gesamtportfolios – Rendite Cashflow, Steuern etc.

Lösung

Nach der genauen Analyse der Ziele, war es für uns von großer Bedeutung, alle Geschäftsprozesse von Zinshaus zu verstehen: Wie arbeitet das Unternehmen? Welche Geschäftsziele verfolgen sie? Wo findet die externe Kommunikation statt?

Um dies zu erreichen, arbeitete unser Entwicklungsteam eng mit den Leuten von Zinshaus zusammen. So konnten wir ein besseres Verständnis dafür bekommen, was für das gesamte Team im Fokus steht, was die größten Auswirkungen auf ihr Endergebnis hat, welche Prozesse die meiste Zeit in Anspruch nehmen, wie diese genau ablaufen und vor allem wie diese Prozesse verbessert werden können.

Als wir schließlich einen umfassenden Überblick über die Abläufe im Unternehmen hatten, schlugen wir einige Verbesserungen für ihre Prozesse vor. Zusammen gingen wir durch, wie jeder einzelne davon digitalisiert werden kann und einigten uns darauf, was in einem Minimal Viable Product (MVP) enthalten sein sollte. Die Entwicklung des MVPs dauerte 5 Monate.

Nachdem der Kunde gesehen hatte, was alles möglich ist, fielen ihm immer weitere Prozesse und Abläufe ein, die manuell erledigt werden. Auf die Frage “Können wir das machen?” konnten wir fast ausschließlich mit “Ja!” antworten.

Zinhaus prüfte das MVP auf Herz und Nieren. Daraufhin entschied man sich, den Vertragsumfang zu erweitern, um alle Geschäftsabläufe von Zinshaus sowie einige Funktionen einzubeziehen, die wir vorschlugen, nachdem wir ein genaues Verständnis ihres Geschäftsmodells und ihrer Ziele gewonnen hatten.

Das Hauptfeature war ein prädiktiver Algorithmus, der in der Lage ist, die Renditen, den Cashflow, die Instandhaltung und andere Key Performance Indicators einer Investition für bis zu 20 Jahre im Voraus zu prognostizieren.

Der Scenario Builder ermöglicht Investoren, Eigentümern und Immobilienverwaltern, Vorhersagen für die möglichen KPIs und deren wahrscheinliche Veränderungen im Laufe der Jahre zu erstellen. Dabei sind Zinssätze, Preisänderungen und Mietwertsteigerung nur einige der KPIs, die dieser Algorithmus vorhersagen kann. Zinshaus kann so einen genauen Überblick darüber erhalten, wie sich ihre Immobilie oder ein Portfolio von Immobilien entwickeln würde und welche Auswirkungen dies auf ihre gesamten geschäftlichen KPIs wie Cashflow, durchschnittlicher ROI, Umsatz etc. haben wird. Das macht die Entscheidungsfindung datengesteuert und wesentlich genauer.

„Es ist nicht so, dass wir solche Prognosen vorher nicht machen konnten. Das Problem war, dass sie einen enormen Aufwand erforderten und sich selten lohnten, vor allem bei kleineren Objekten.“

Patrick Heinold, Geschäftsführer, Zinshaus GmbH

Aufgrund der Skalierbarkeit des gewählten Technologiestacks konnten wir die Datenspeicherung und -analyse, jeden Prozess, die Dokumentenerstellung und -verwaltung sowie die Übersichts- und Prognosefunktionen in einer Plattform vereinen.

Ergebnisse

Sehen Sie sich den Vergleich der internen Prozesseffizienz von Zinhaus vor und nach der Digitalisierung an.

Traditioneller workflow

Digitalisierter workflow

Darlehensantragsprozess
14-30 Tage

Darlehensantragsprozess
1 Tag

Immobilientransaktionsprozess
1-2 Monate

Immobilientransaktionsprozess
7 Tage

Manueller Dokumentenerstellungsprozess
(Steuerberichte, Anträge)
1-3 Tage

Automatisierter Dokumentenerstellungsprozess
(Steuerberichte, Anträge)
Sekunden

Dedizierter Steuer-/Buchhaltungs-Berater

Kein dedizierter Steuer-/Buchhaltungs-Berater

Keine leicht verfügbaren KPIs für Immobilien

ROI, Cashflow, Steuern etc. in Echtzeit verfügbar.

Informationen sind über Dutzende von Excel-Tabellen und nicht-digitale Medien verteilt

Alle Informationen sind sofort auf der Plattform verfügbar und von überall aus zugänglich.

Traditioneller workflow

Darlehensantragsprozess
14-30 Tage

Immobilientransaktionsprozess
1-2 Monate

Manueller Dokumentenerstellungsprozess
(Steuerberichte, Anträge)
1-3 Tage

Dedizierter Steuer-/Buchhaltungs-Berater

Keine leicht verfügbaren KPIs für Immobilien

Informationen sind über Dutzende von Excel-Tabellen und nicht-digitale Medien verteilt

Digitalisierter workflow

Darlehensantragsprozess
1 Tag

Immobilientransaktionsprozess
7 Tage

Automatisierter Dokumentenerstellungsprozess
(Steuerberichte, Anträge)
Sekunden

Kein dedizierter Steuer-/Buchhaltungs-Berater

ROI, Cashflow, Steuern etc. in Echtzeit verfügbar.

Alle Informationen sind sofort auf der Plattform verfügbar und von überall aus zugänglich.

Dies sind nur einige der Vorteile einer allumfassenden Lösung, die auf die Geschäftsanforderungen von Zinshaus zugeschnitten ist.

  • Überblick über den Geschäfts- und Immobilienzustand
  • Vorhersage der Rendite von Investitionen in verschiedene Immobilientypen
  • anpassbare Benachrichtigungen
  • sicherer Zugriff von überall
  • auf verschiedenen Geräten dank Mobiler und Desktop Anwendung nutzbar
  • Immobilienverwaltung
  • Finanzierung
  • Buchhaltung
  • und vieles, vieles mehr.

Die Einführung der Plattform verlief laut Zinshaus fast nahtlos, da die Mitarbeiter die Gelegenheit, Zeit und Aufwand zu sparen, eifrig nutzten.

„Die Arbeit, die die Zusammenarbeit verschiedener Personen über mehrere Abteilungen hinweg erforderte, kann jetzt in Sekundenschnelle mit ein paar Mausklicks erledigt werden. Wenn sie mir vorher gesagt hätten, dass das möglich ist, hätte ich ihnen ins Gesicht gelacht.“

Patrick Heinold, Geschäftsführer, Zinshaus GmbH

„Wir haben seit der Gründung des Unternehmens mit Excel-Tabellen gearbeitet, einige der Mitarbeiter sind seit mehr als 15 Jahre bei uns, daher dachte ich, dass der Umstellungsprozess viel schwieriger sein würde, als er sich herausstellte“, sagt Patrick. „Die Kombination aus einer intuitiven Benutzeroberfläche und der professionellen Anleitung von impltech hat uns geholfen, die Umstellung innerhalb von zwei Wochen vollständig zu bewältigen.“

Nachdem er Zinshaus seit einiger Zeit nutzt, hat Patrick Heinold die folgenden Veränderungen festgestellt.

„Bei Zinhaus gibt es jetzt buchstäblich keinen Papierkram mehr, was zu glücklicheren, motivierteren und produktiveren Mitarbeitern führte“, erzählt er. „Wir sind auch viel schneller bei allem, von der Bearbeitung von Beschwerden und Problemen der Mieter bis hin zur Genehmigung der Finanzierung durch die Bank.“

„Wenn die Mitarbeiter früher oft überlastet waren, können sie jetzt alles pünktlich erledigen, auch wenn viel los ist“, erwähnt Patrick.

„Ich sehe jetzt keine Probleme mehr, unseren Betrieb weiter zu skalieren.“

Veranschaulichung

Posts by
Sergej Hermoni

Sergej Hermoni ist der Geschäftsführer und Mitgründer des Unternehmens impltech und der Experte, wenn es um Business-Development in der Immobilien- und Finanzwirtschaft geht. Er besitzt ein tiefes Verständnis für die Customer Journey und die Entwicklung optimaler Kundenerlebnisse.
Sein BWL-Studium absolvierte er an der Humboldt Universität zu Berlin und verfasste mehrere wissenschaftliche Arbeiten zur Effizienz von Finanzmärkten und Portfoliooptimierung.
Vor impltech arbeitete er bei mehreren Unternehmen in Berlin, London und New-York und verantwortete Digitalisierungsprojekte bei Banken und Versicherungen.

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