Die 7 größten Outsourcing-Probleme und umsetzbare Tipps, um sie zu vermeiden

Sie denken wahrscheinlich darüber nach, Ihrer IT oder einige IT-Leistungen auszulagern. Das klingt nach einer hervorragenden Möglichkeit, Ihr internes Team zu entlasten und unnötige Einstellungen zu vermeiden. Aber es ist auch eine schwierige Entscheidung, wenn Sie die üblichen Outsourcing-Probleme berücksichtigen.

Wir helfen Ihnen, sich zu entscheiden. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum Outsourcing scheitert und wie Sie die Outsourcing-Probleme vermeiden können. Diese sieben Outsourcing-Probleme sind die größten Gefahren für Unternehmen.

Inhaltsverzeichnis:

• 1. Ihre Entscheidung ausschließlich auf den Preis stützen
• 2. Sich direkt auf den ersten Anbieter festlegen
• 3. Outsourcing ohne Stufenplan
• 4. Ein zurückhaltender Stakeholder sein
• 5. Überzogenen Erwartungen haben
• 6. Die Dinge aus dem Ruder laufen lassen
• 7. Vernachlässigung der branchenspezifischen Compliance
• 8. Outsourcing kann reibungslos funktionieren

Auch wenn Sie vielleicht auslagern möchten, um Geld für Personal und Gemeinkosten zu sparen, ist der billigste Anbieter möglicherweise der riskanteste – und Ihre erste Hürde.
Eventuell wird er Ihnen ein Angebot unterbreiten, das Sie nicht ablehnen können – etwas, das weit unter den 60 Dollar pro Stunde für einen in den USA ansässigen Java-Software-Ingenieur liegt. Wenn Sie jedoch nichts über diesen Anbieter wissen und zum ersten Mal auslagern, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und die Zahlen durchgehen.

Unangemessen niedrige Preise sind oft auf Sparmaßnahmen zurückzuführen. Deshalb können die billigsten Dienstleister NICHT:

• Zugang zu den besten Talenten und Technologien für Ihr Softwareentwicklungsprojekt haben.
• Ihr Produkt so schnell liefern wie diejenigen, die mehr verlangen.
• Auf Änderungen, Verbesserungen oder Aktualisierungen vorbereitet sein
• In der Lage sein, die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Ihres Projekts zu erfüllen

Jede dieser fehlenden Kompetenzen führt zu zusätzlichen Kosten für Ihr Unternehmen. Ganz gleich, ob es sich um minderwertige Leistungen oder eine längere Markteinführungszeit als erwartet handelt. Sie führen auf lange Sicht zu kostspieligen Fehlschlägen und Problemen beim Outsourcing.

Das heißt aber nicht, dass Sie nur mit einem Dienstleister zusammenarbeiten sollten, der die Preise in die Höhe treibt. Das Teuerste ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit dem Besten.

Sie sollten diejenigen beauftragen, die über ein entsprechendes Portfolio, Fachwissen und volles Engagement verfügen. Fragen Sie Ihren Anbieter, welche Spezialisten er für die Aufgabe einsetzt und ob diese während des gesamten Projektzyklus erfolgreiche Ergebnisse gewährleisten können. In dieser Phase haben Sie die freie Wahl, was uns zum nächsten Fehler beim Outsourcing führt.

Outsourcing ist mit einigen Aufgaben verbunden, die Sie erledigen müssen, um den besten Dienstleister zu finden. Sie stellen ja auch keinen UX/UI-Designer ein, nur weil er am einfachsten zu erreichen ist und sich umgehend bei Ihnen meldet, oder? Das Gleiche gilt für das Outsourcing.

Den erstbesten Anbieter zu wählen, ohne alle anderen Optionen zu prüfen, ist einer der riskantesten Fehler beim Outsourcing. Wenn Sie bei der Suche nach einem Anbieter nie über das erste Google-Suchergebnis hinausgehen, setzen Sie eine Obergrenze dafür, wie großartig Ihr Produkt sein kann. Ist es die Zeit wert, die Sie vielleicht durch weniger Klicks sparen?

Um alle Ihre Möglichkeiten zu kennen und die Angebote mehrerer Dienstleister zu vergleichen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Holen Sie sich Angebote von so vielen Outsourcing-Unternehmen wie möglich ein.
• Schauen Sie über die Grenzen des Landes hinaus, in dem Ihr Unternehmen tätig ist.
• Nutzen Sie Clutch und andere Bewertungsplattformen, um den richtigen Anbieter zu finden und die Outsourcing-Probleme zu vermeiden

Wenn der erste Anbieter, den Sie gefunden haben, nach dem Vergleich mehrerer Optionen immer noch hervorragend zu Ihrem Projekt zu passen scheint, nehmen Sie Kontakt mit ihm auf. Jetzt wissen Sie, dass Sie keine guten Optionen übersehen haben.

Planung kann einschüchternd sein. Aber sie ist sicherlich keine Zeitverschwendung.

90 % der Startups gehen innerhalb der ersten zehn Jahre ihrer Tätigkeit unter, und das Fehlen einer angemessenen Planung ist einer der Gründe dafür.

Beim Outsourcing der Softwareentwicklung kann eine unzureichende Planung zur gleichen Misserfolgsquote führen. Wenn Sie Ihr Projekt angehen, ohne festzulegen, was genau getan werden muss und was Sie erwarten, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Sie auf richtige Outsourcing-Probleme stoßen.

So vermeiden Sie planungsbedingte Outsourcing-Probleme:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Team mit dem auszulagernden Projekt vertraut ist oder stellen Sie jemanden ein, der es ist.
• Erstellen Sie eine umfassende Aufgabenbeschreibung, die Anforderungen, Entwicklungsphasen, Meilensteine und Dokumentation umfasst
• Erstellen Sie eine Projekt-Roadmap mit expliziten kurz- und langfristigen Projektzielen
• Entscheiden Sie sich für den Tech-Stack
• Planen Sie, wie Sie mit dem Outsourcing-Partner kommunizieren werden

Wenn Sie beispielsweise ein KI-Projekt auslagern möchten, würden Sie zunächst festlegen, welche Probleme Sie mittels KI für die Endnutzer lösen wollen. Von dort aus planen Sie eine Einführungsstrategie unter Berücksichtigung der von Ihnen derzeit verwendeten Technologie und Daten und einigen sich mit Ihrem Anbieter auf realisierbare Ergebnisse. Dies würde den Entwicklungsprozess vereinfachen und Sie vor den Outsourcing-Problemen bewahren.

Vielleicht denken Sie, dass Sie all Ihre IT-Outsourcing-Probleme an Ihren Anbieter weitergeben können und selbst nichts tun müssen. (Ist das nicht der Sinn von Outsourcing?)
Es ist noch zu früh, um einen Urlaub zu buchen und die Arbeit komplett von anderen erledigen zu lassen. Die „Outsource-it-and-forget-it“-Mentalität führt immer zu Problemen beim IT-Outsourcing, weil die Zuständigkeiten der einzelnen Teams nicht klar sind, das Budget überschritten wird oder wichtige Entscheidungen ohne Sie getroffen werden.
Ihr Engagement ist für den Projekterfolg ebenso wichtig wie das Fachwissen derjenigen, an die Sie auslagern. Wenn Sie also das nächste Mal etwas auslagern, sollten Sie das tun:

• Beteiligen Sie sich an allen Stand-ups und Agile Sprints oder engagieren einen Projektmanager, der dies für Sie übernimmt
• Arbeiten Sie sich in die Feinheiten von Design, Entwicklung, Implementierung und anderen wichtigen Projektphasen ein
• Fordern Sie Fortschrittsberichte von dem Dienstleister an
• Kommunizieren Sie mit anderen Stakeholdern, um ergebnisorientierte Entscheidungen zu treffen, mit denen alle einverstanden sind
• Passen Sie den Arbeitsumfang und das Budget bei Bedarf an

Outsourcing ist eine Teamleistung. Wenn Ihnen das Ergebnis wichtig ist, sollten Sie zu jedem Zeitpunkt Ihren Beitrag leisten.

Aus der Deloitte-Umfrage 2020 geht hervor, dass 70 % derjenigen, die auslagern, dies aus Gründen der Kosteneffizienz tun. Dennoch sollte Kosteneffizienz nicht dazu führen, dass man wenig zahlt und dafür doppelt so viel Arbeit bekommt.

Mit anderen Worten: Wenn Sie die Frontend-Webentwicklung auslagern wollen, ist eine einwandfrei gestaltete und entwickelte Website das einzige Ergebnis, das ein Dienstleister liefern muss. Sie können nicht erwarten, dass Sie zusätzlich zum bezahlten Projekt ein paar kostenlose mobile Apps und kostenlose Cloud-Integrationen erhalten.

Die Hoffnung, mehr zu bekommen, als man für sein Geld kaufen kann, ist die falsche Strategie, die zu unangenehmen Problemen beim Outsourcing führt. Wenn Sie Ihre Erwartungen unangemessen hoch ansetzen, setzen Sie Ihre Partnerschaft aufs Spiel. In diesem Fall gibt es keine Gewinner.

Diese Tipps helfen Ihnen, die Lücke zwischen Ihren Erwartungen und der Realität beim Outsourcing zu schließen:

• Teilen Sie Ihrem Anbieter Ihre Projektziele klar mit
• Prüfen Sie jede Zeile und jeden Cent, die ein Angebot umfasst
• Planen Sie Ihr Budget für die Hauptleistung und alle Nebenleistungen ein
• Bitten Sie den Dienstleister, die Kosten für Ihr Projekt mit finanziellen Nachweisen zu belegen (z. B. die Kosten für den Aufbau eines eigenen Software-Entwicklungsteams)

Die geldsparenden Vorteile des Outsourcing gehen über das Bankkonto Ihres Unternehmens hinaus. Sie sollten sich keine Illusionen machen, Arbeit im Wert von 10.000 Dollar zu bekommen, während Sie 1.000 Dollar investieren.

Stellen Sie sich das Outsourcing wie die Einstellung eines Babysitters vor. Sie werden nicht immer wissen, was mit Ihrem Kind geschieht, und Ihre elterliche Kontrolle kann nachlassen. Aber seien wir ehrlich: Sie möchten diese Kontrolle nicht für immer verlieren und letztlich die Erziehung Ihres Kindes komplett übernehmen.”

sich für den Rest Ihres Lebens mit trotzigem Verhalten herumschlagen müssen.

Dieser Faktor ist für viele Outsourcing-Probleme in der IT-Landschaft verantwortlich. Wenn Sie ein Projekt an einen Anbieter delegieren, übertragen Sie damit nicht die Projektverantwortung oder geben ihm 100 % Kontrolle. Wie beim Babysitten sollten Sie den Prozess, die Maßnahmen und die von einem Entwicklungsteam erbrachten Leistungen genau im Auge behalten.

Unabhängig davon, ob ein Dienstleister auf interne Fachkräfte oder Gigworker zurückgreift, können Sie Ihre Kontrolle behalten, indem Sie Folgendes tun:

• Legen Sie Ihre eigenen Qualitätskontrollen und andere Anforderungen fest
• Unterzeichnen Sie eine Softwareentwicklungsvereinbarung zu Ihren Bedingungen
• Beauftragen Sie einen Business-Analysten oder einen Delivery Manager mit der Überwachung Ihres Projekts
• Richten Sie einen Kommunikationskanal mit dem Entwicklungsteam ein

Ein Business Analyst ist eine wichtige Person in Ihrem ausgelagerten Projekt. Bringen Sie ihn ins Boot, damit Sie beim Outsourcing durch keine Kontrollprobleme benachteiligt werden.

Einige Unternehmen stehen vor dem Outsourcing-Problem, dass sie Aufträge an Anbieter auslagern, die sich nicht genügend mit der Einhaltung der Produktvorschriften in ihrer Branche auskennen. Wird dies in der Phase der Projektbesprechung vernachlässigt, kann es Sie im schlimmsten Fall Millionen an jährlichen Geldstrafen kosten.

HIPAA, GDPR und andere Vorschriften erfordern bestimmte Maßnahmen und Technologien während des Entwicklungsprozesses. Und wenn Sie den falschen Dienstleister wählen, weiß dieser möglicherweise nicht einmal, was für die Einhaltung der Vorschriften getan werden muss.

Sie können Ihr Unternehmen jedoch ganz einfach vor hohen Strafen bewahren:

• Beauftragen Sie diejenigen, die in Ihrer Branche bereits gute Arbeit geleistet haben, sei es im Gesundheitswesen oder bei Finanzdienstleistungen
• Teilen Sie die Compliance-Anforderungen mit, die Ihre Software erfüllen muss, und vergewissern Sie sich, dass Ihr Anbieter über alles verfügt, was dazu nötig ist (Technologie, Fachwissen usw.)
• Lassen Sie sich dies bei Vertragsabschluss schriftlich geben

Eine gute Faustregel lautet wie folgt: Niemals mit einem Anbieter zusammenarbeiten, der in Ihrer Branche fremd ist. Wenn Sie zum Beispiel eine Klinik für Allgemeinmedizin sind, sollten Sie sich von Outsourcing-Unternehmen fernhalten, die sich nur auf Softwareprojekte im Bauwesen spezialisiert haben.

Outsourcing kann reibungslos funktionieren

Obwohl auch einige häufige Fehler beim Outsourcing auf Ihr Verhalten zurückzuführen sind, entstehen die meisten Probleme auf der Seite des Anbieters. Deshalb können Sie diese mit dem richtigen Outsourcing-Unternehmen geschickt vermeiden.
Investieren Sie mehr Zeit, um die Fachkenntnisse und Erfolgsbeispiele der Anbieter zu prüfen. Informieren Sie sich über den Entwicklungsprozess, die verwendeten Tools, die Branchen, die sie abdecken, und die Gebühren, die sie verlangen. Es ist wie ein Bewerberscreening, um die effektivste Partnerschaft für Ihr Unternehmen zu finden.

Wo fangen Sie mit dem Screening-Prozess an? impltech freut sich darauf, Ihr Software-Entwicklungspartner zu werden, um Ihnen bei allen Problemen mit dem Outsourcing zu helfen und ein erfolgreiches Ergebnis zu sichern. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie wissen wollen, was wir für Sie tun können.