7 Gründe Ihre Dokumente zu Digitalisieren

Warum sollte jeder Geschäftsführer die Digitalisierung in Betracht ziehen? Was sind die 7 unschlagbaren Vorteile, Ihre Dokumente jetzt und sofort zu digitalisieren? Finden Sie es jetzt heraus.

Die Digitalisierung oder digitale Transformation steht für eine globale Strömung, die zu umwälzenden Veränderungen in all unseren Lebens- und Arbeitswelten führt. Vor allem die flächendeckende Verfügbarkeit des Internets veranlasst Unternehmen zum Umdenken. Potentielle Kunden können per Smartphone immer und überall erreicht werden.

Die neuen Entwicklungen im technologischen Bereich sind rasant und ändern die Art, wie wir uns informieren, kommunizieren und konsumieren. Um konkurrenzfähig zu bleiben, ist es für Unternehmen von großer Bedeutung, digitale Technologien zu nutzen und Dokumente zu digitalisieren. Das gilt nicht nur für Outsourcing Unternehmen, sondern auch für die Firmen, die den anderen Branchen gehören, z.B Telekommunikation oder HR.

Die Digitalisierung betrifft Unternehmen quer durch sämtliche Branchen und Sektoren: Digitalisierung im Gesundheitswesen, Digitalisierung in der Pflege, Digitalisierung im HR usw.

Sie fordert Unternehmer heraus und zwingt diese, ihre Dokumente zu digitalisieren. Jedoch ist eins ganz klar: Die digitale Transformation bietet ungeahnte und signifikante Entwicklungschancen. Zahlreiche Studien belegen, dass Wettbewerber mit einem hohen Grad an Digitalisierung Marktanteile erobern.

In der Realität sieht es jedoch ganz anders aus. Die Ergebnisse einiger Studien verdeutlichen, dass analoge Prozesse in vielen Unternehmensbereichen vorherrschen und nur eine geringe Anzahl an Unternehmen sich entscheidet, ihre Dokumente zu digitalisieren.

So hat die Studie, durchgeführt vom Berufsverband der Compliance Manager (BCM) e.V. im Jahr 2020, in der die befragten Compliance Manager einstufen sollten, wie „digital“ die Compliance-Bereiche derzeit sind, Folgendes ergeben:
69,7 % der befragten Compliance Manager stufen ihre Compliance-Bereiche als überwiegend analog ein. Nur 9 % stufen Ihre Compliance-Bereiche als überwiegend digital ein.

Die Digitalisierungsstudie ZIA und EY Real Estate 2021, in der knapp 220 Unternehmen mit Bezug zu Immobilien zum Thema Digitalisierung befragt wurden, dass 35 % der befragten Unternehmen im Jahr 2021 zwischen 1 und 3 % ihrer Gesamtumsätze in Digitalisierungsmaßnahmen investieren. Dahingegen gaben ein Viertel der Befragten an, im Jahr 2021 zwischen 3 und 5 % des jeweiligen Jahresumsatzes zu investieren.

Was ist Digitalisierung?

Das Konzept der Digitalisierung bezeichnet den Übergang natürlicher Arbeitsprozesse in virtuelle Abläufe – durch den Einsatz digitaler Technologien. Bestehende Prozesse im Unternehmen werden so modernisiert und beschleunigt.

Vorteile der Digitalisierung

Digitale Strukturen sind tief im Unternehmen verwurzelt und wirken somit auf mehreren Ebenen: Technologien wie Blockchain oder Big Data können die Wirtschaft über Branchen hinweg verändern. Lösungen zur Planung, digitales Dokumentenmanagement Steuerung und Durchführung inner- und überbetrieblicher Geschäftsprozesse wie ERP- oder CRM-Systeme oder eine Cloud verhelfen zu einer effizienteren Organisation, Automatisierung von Standardaufgaben, Vereinfachung des Austausches von Daten zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen und zu einer Analyse von Geschäftsdaten.

Durch wechselnde Prozesse zwischen analogen und digitalen Medien gehen essentielle Informationen und wertvolle Zeit verloren. Wenn Sie die Dokumente digitalisieren, können Sie den kompletten Prozess auf ein Medium übertragen. Infolgedessen stehen allen Mitarbeitern dieselben Daten zur Verfügung, die sie zu einer optimalen Ausführung der Arbeit benötigen.

Wenn man sich entscheidet, Dokumente zu digitalisieren, lassen sich Prozesse wie der Vertrieb erheblich vereinfachen. Dank Cloud-Lösungen können alle Mitarbeiter orts-, zeit- und geräteabhängig auf wichtige Daten zugreifen. Die Digitalisierung kann zu einer deutlichen Produktivitätssteigerung führen. Zudem bringt ein hoher Grad an Automatisierung weniger manuelle Eingriffe mit sich, wodurch die Prozesskosten sinken.

Schon kleine und mittelständische Unternehmen sind im Besitz etlicher Daten. Viele davon gehen verloren oder werden erst gar nicht erfasst. Digitalisierte Prozesse helfen bei der direkten Speicherung anfallender Daten, die in anschaulichen Auswertungen zur Verfügung gestellt werden können. Wenn Sie also Dokumente digitalisieren, können Sie die Daten nutzen, um diese auszuwerten und so datenbezogene Entscheidungen zu treffen, die die verschiedensten Abläufe im Betrieb optimieren.

Durch die Auswertung der Daten wissen Sie genau, wer Ihre Kunden sind, wie alt diese sind, etc. Anhand dieser Daten kann spezifisch und zielgenau Online Werbung geschaltet werden. Adds und Werbeanzeigen in den Netzwerken sind im Vergleich zu klassischen Printmedien wesentlich günstiger und nachhaltiger, da kein Papier verbraucht und die Werbung nur einer vordefinierten Zielgruppe angezeigt wird.

Die Digitalisierung ermöglicht es, den Service und die Produkte und Dienstleistungen so zu verbessern, dass ein Mehrwert für den Kunden entsteht. Mit Hilfe moderner Anwendungen können diese rundum und professionell betreut werden. Die digitale Transformation erleichtert mit individuellen Anwendungen effektiv und zeitsparend die alltäglichen Aufgaben der Mitarbeiter.

Das stundenlange Drucken und Sortieren von Dokumenten ist enorm zeitaufwendig. Im Gegensatz dazu macht das digitale Archivieren diese Vorgänge schneller und auch das Auffinden von Dokumenten ist so um einiges leichter. Das Eintippen von Begriffen oder Tags ermöglicht eine schnelle Suche in der Cloud. Unternehmen, die den Sprung in die
Digitalisierung verpassen, werden in Zukunft Schwierigkeiten haben, wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet zudem, dass die Arbeit nicht mehr von einem Ort oder einer Zeit abhängig ist. Da beispielsweise Daten und Informationen auf digitalen Geräten abgespeichert sind, kann man auf diese von überall und jederzeit zugreifen.

Die technologischen Entwicklungen ermöglichen es uns, die Arbeit an unseren Lebensstil und an unsere persönlichen Bedürfnisse anzupassen. Wer seine Arbeit frei gestalten kann, ist glücklicher damit auch produktiver. Die Vorteile, die digitales Arbeiten bieten, wirken also direkt auf die Produktivität in einem Unternehmen.

Durch die Digitalisierung können Unternehmen vor allem in Hinblick auf die Gewinnung und Bindung von Kunden profitieren. Denn die Veränderungen im technologischen Bereich führen auch dazu, dass sich die Bedürfnisse der Kunden ändern. Wer schnell auf diese Änderungen reagiert, kann neue Kunden gewinnen und diese schließlich auch langfristig an sich binden. Letztlich lassen sich konkrete Kennzahlen innerhalb von Sekunden auslesen, analysieren und die Bereiche Marketing und Produktion können zeitnah an den neuen Erkenntnissen ausgerichtet werden.

Minimale Risiken

Die Risiken sind minimal – dennoch sollte man wissen, wie man diese vermeiden kann.

Da Daten jederzeit online oder auf internen Rechnern verfügbar sind, birgt die Digitalisierung auch gewisse Risiken. Neben dem Risiko von Cyberattacken sollte auch der Verlust von Daten berücksichtigt werden, der aufgrund von versehentlichen Löschvorgängen, Ausfällen und auch von nicht eingerichteten/funktionierenden Backups zustande kommen kann.

Damit Unternehmen alle Vorteile der Digitalisierung von A bis Z vollends ausgeschöpft werden können, sind Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich. Dazu gehören die Absicherung der Systeme und bestimmten Berechtigungen der internen Systeme für Ihre Mitarbeiter, um sich vor unbeabsichtigtem Datenverlust zu schützen.
Wir empfehlen Ihnen, sich Hilfe von externen Experten zu holen, wenn das interne Know How fehlt.

impltech – Ihr Digitalisierungsberater

Digitalisierung und Digitale Transformation sind Voraussetzung für Veränderung und Wachstum.
Wenn Sie Dokumente digitalisieren, sind Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen greifbarer als je zuvor. Ihre anspruchsvollen Kunden sind rundum versorgt und durch die Flexibilität der Arbeit steigt die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter auf allen erdenklichen Ebenen. Flexibilität wird durch digitale und mobile Prozesse gewonnen, die an die jeweiligen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können. Moderne Technologien ermöglichen die Förderung neuer und vor allem innovativer Geschäftsmodelle und helfen Ihnen dabei, neue Ideen zu entwickeln, ein breiteres Publikum anzusprechen und umfassende Tools zur Organisation und Steuerung der Arbeit einzusetzen.

impltech ist der Partner an Ihrer Seite, der Ihnen dabei hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Wir unterstützen Sie bei Ihrem digitalen Einstieg.

Mit individuellen Tools, die ganz an Ihre eigenen Bedürfnisse angepasst werden, digitalisieren wir Ihre Geschäftsprozesse im Unternehmen und verhelfen Ihnen dabei, Zeit zu gewinnen und Kosten zu sparen. Die Digitalisierung führt nicht nur zu einer Optimierung einzelner Prozesse, sie verändert auch Strukturen, Organisationen und Denk- und Sichtweisen.

Unser Digitalisierungsunternehmen ist für die Transformation in Ihrem Unternehmen bestens vorbereitet und wir stellen Ihnen Experten zur Verfügung, die das nötige Know-how und jahrelange Erfahrung mitbringen. So können Sie sicher und schnell eine zuverlässige Anwendung erstellen und unser umfangreiches Fachwissen für eine branchenspezifische Lösung nutzen.

Lassen Sie uns Sie bei Ihrem digitalen Einstieg unterstützen!